آشنایی با سیستم سازی کسب و کار
همۀ کارهای یک کسب و کار که نباید به دوش مدیر باشد! اصلا از اسمش پیداست؛ مدیر، مدیریت می‌کند و تا جای ممکن، خودش باید از ورود مستقیم به کارهای و فرایندهای کسب و کارش خودداری کند، مگر در مواقع لازم و ضروری. کسب و کار خوب، آن کسب و کاری است که حتی بدون حضور و دخالت مدیر هم به بهترین شکل ممکن دوام پیدا کند و صد البته، پیشرفت کند.
به همین منظور، بسیاری از مدیران کسب و کار و کارآفرینان، همیشه به دنبال سیستم سازی کسب و کار هستند. سیستم سازی، به تحقق همان هدفی که در بالا ذکر کردیم منجر می‌شود؛ یعنی کاری می‌کند که حتی در صورت نبود مدیر و عم دخالت مستقیم او، کسب و کار به راه خودش ادامه بدهد. در این گفتار کوتاه، نگاهی خواهیم داشت به سیستم سازی کسب و کار، چیستی و مزایای آن.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
بسیاری از مدیران، آن دسته‌ای که علمِ بِروز دارند و به قول معروف، سرشان به تنشان می‌ارزد، همیشه به دنبال آموزش سیستم سازی کسب و کار هستند. اما خب مشکل اینجاست که شاید خیلی از آن‌ها، از مفهوم و کارکرد این سیستم سازی، به درستی اطلاع ندارند و نمی‌دانند که ماهیتش چیست.
اگر به ساده‌ترین زبان ممکن بخواهیم برایتان توضیح دهیم، سیستم سازی کسب و کار را می‌توانیم به این شکل تعریف کنیم:
«سیستم سازی کسب و کار، به تمامی کارها، فرایندها و اعمالی گفته می‌شود که برای خودکار سازی و اتوماسیون یک کسب و کار، صورت می‌گیرد. هدف از این کارها یک چیز است؛ اینکه دخالت مدیر در کسب و کار کاهش پیدا کرده و کسب و کار، حتی بدون دخالت مدیر هم به بهترین شکل ادامه پیدا کند.»
هدف از سیستم سازی کسب و کار این است که کسب و کار خود را بهینه کنیم و بازدهی آن را افزایش دهیم. با توجه به تعاریف ارائه شده در فرهنگ لغت، سیستم را می‌توان مجموعه‌ای از اعضای به هم پیوسته دانست و کارکرد آن‌ها در کنار هم، یک نتیجه مشخص را به همراه خواهد داشت. با این اوصاف، هر کسب و کار هم بدون شک یک سیستم است.
اجزای سیستم کسب و کار به شرح زیر است:
- افراد: شامل هر انسانی که در فرایند کسب و کار شرکت دارد،
- اسناد: مجموعه دستورالعمل‌ها، اهداف مکتوب و... کسب و کار است،
- ابزار: شامل هر ابزاری که در پیشبرد کسب و کار دخالت داشته باشد.
چرا سیستم سازی کسب و کار مهم است؟
اگر هنوز قانع نشده‌اید که سیستم سازی برای هر کسب و کار واجب و ضروری است، اجازه دهید که دلایل اهمیت این موضوع را با چند دلیل، برایتان روشن کنیم. این دلایل، نه تنها از جمله دلایل اهمیت سیستم سازی هستند، بلکه به نوعی مزایای سیستم سازی کسب و کار هم به حساب می‌آیند.
از جمله دلایل ضروری بودن سیستم سازی کسب و کار، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رشد و گسترش کسب و کار
رشد کسب و کار، شاید از جمله مهم‌ترین دلایل سیستم سازی باشد. بدون داشتن یک سیستم مناسب برای کسب و کار، نمی‌توان انتظار پیشرفت و دوام در دنیای پررقابت اقتصاد را داشت. سیستم سازی کسب و کار، نه تنها به رشد کار کمک می‌کند، بلکه بازدهی آن را نیز افزایش می‌دهد.
- بیشتر شدن وقت مدیر
به عنوان یک مدیر، شاید بتوان گفت که سیستم سازی کسب و کار، بیشتر از همه برای شما مزیت به دنبال خواهد داشت. اگر کسب و کار شما سیستم سازی شده باشد، شما وقت بیشتری برای به دست خواهید آورد و نه تنها می‌توانید برای رشد و گسترش کسب و کار بیشتر تلاش کنید، بلکه می‌توان به زندگی شخصی خودتان هم بیشتر رسیدگی کنید.
- بیشتر شدن تمرکز مدیر
به این یکی مزیت سیستم سازی کسب و کار، در بخش قبلی اشارۀ کوچکی کردیم. زمانی که سیستم سازی به درستی اجرا و عملی شود، مدیر زمان آن را پیدا می‌کند که با تمرکز بیشتری به وظایف مدیریتی‌اش رسیدگی کند. با بیشتر شدن تمرکز مدیر، بدون شک کسب و کار هم رشد بیشتری خواهد داشت و بازدهی‌اش بیشتر خواهد شد.
سیستم سازی کسب و کار در سه مرحله
پیشتر اشاره کردیم که هر کسب و کار، یک سیستم است و از سه بخش اصلی تشکیل شده است. برای اینکه بتوانیم سیستم سازی کسب و کار را شروع کرده و عملی کنیم، لازم است که در سه مرحله، هر این سه عنصر اصلی را متحول کنیم.
مرحله اول: تحول افراد
کارمند خوب مساوی است با تیم خوب. تیم خوب نیز مساوی است با یک کسب و کار خوب. هر اندازه که شما به عنوان مدیر بتوانید کارمندان بهتر، حرفه‌ای‌تر و مجرب‌تری را استخدام کنید، به همان اندازه هم به پیشرفت کسب و کار خود کمک کرده‌اید. از همین روی، برای استخدام افراد جدید، باید حسابی وسواس به خرج داد.
مرحله دوم: تحول اسناد
در این قسمت، اسناد را معادل با دستورالعمل‌های کسب و کار خود در نظر بگیرید. تحول اسناد و دستورالعمل‌ها، نقش مهمی در سیستم سازی کسب و کار و در نهایت رشد و پیشرفت آن دارد. برای یک کسب و کار موفق، دستورالعمل‌ها و اهداف باید مکتوب و مشخص باشند و به شدت و حدت تمام، از آن‌ها پیروی شود. در این قسمت، استفاده از بوم کسب و کار می‌تواند بسیار بسیار مفید واقع شود. هرچند که بوم، از ابتدایی‌ترین اقدامات برای تحول اسناد است.
مرحله سوم: تحول ابزار
بعد از اینکه اسناد و دستورالعمل‌ها مشخص شدند و اهداف نیز به بهترین شکل تعیین شدند، زمان است که برای رسیدن به اهداف و عملی کردن دستورها، از ابزار مناسب استفاده کنیم. استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب، در بهینه‌سازی و سیستم سازی کسب و کار، بسیار مهم است و می‌تواند نقشی اساسی داشته باشد. استفاده از سخت‌افزارها و نرم‌افزارها، ایجاد سیستم فکس و ایمیل و تلفن و... همگی در این حوزه قرار می‌گیرند.
سیستم سازی کسب و کار را از کجا شروع کنیم؟
سوال خوبی است. اکنون بعد از خواندن این گفتار کوتاه، مصمم شده‌اید که دستی به سر و روی کسب و کار خود بکشید و آن را حسابی متحول کنید. بسیار هم بجا و پسندیده؛ اما این کار را از کجا باید شروع کرد؟ به نظر ما، اولین مرحله برای شروع به سیستم سازی کسب و کار، یادگیری آن است. این موضوع، به نوعی زیر مجموعه بیزنس کوچینگ به حساب می‌آید و کوچینگ بر هر مدیری واجب است.
حال سوال پیش می‌آید که اصلا بیزینس کوچینگ چیست؟ اگر در جواب بخواهیم خیلی کوتاه و خلاصه پاسخ دهیم، باید بگوییم که بیزینس کوچینگ ابزاری است که به مدیران کمک می‌کند تا با درک درست از مهارت‌ها و توانایی‌هایشان و البته پرورش آن، به موفقیت کسب و کار خود، کمک کنند. این کار معمولا به کمک یک بیزینس کوچ انجام می‌پذیرد.
انتخاب یک بیزنس کوچ مجرب، در اجرایی کردن سیستم سازی کسب و کار، بسیار حیاتی است، به همین دلیل، تنها باید به سراغ بهترین‌ها رفت. از نظر ما، یکی از بهترین بیزینس کوچ های ایران، کسی نیست به جز «افشین فاتح»
افشین فاتح به شما کمک خواهد کرد تا کسب و کار خود را با دستان و توانایی خودتان رشد و نمو ببخشید، در دنیای پررقابت امروز دوام بیاورید و البته پله‌ها ترقی را یکی پس از دیگری، طی نماید. بهترین فرصت برای ارتباط، همین امروز است.
