تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی در چیست؟
اگر صاحب کسب و کاری باشید احتمالا می دانید که راه اندازی آن، بار مسئولیت های زیادی را به شما تحمیل می کند. یکی از این ها، صدور فاکتور برای مالیات و همچنین مشتریان خرد و عمده دریافت کننده خدمات و محصولات است. در این مقاله پس از بررسی دلایل لزوم صدور فاکتور توسط کسب و کار ها، تفاوت های فاکتور رسمی و غیر رسمی را بر می شماریم.
فاکتور چیست و چرا در موارد مالی حرف اول را می زند؟
فاکتور سندی است اغلب کاغذی (یا دیجیتال) در مورد معامله انجام شده که اغلب به جز قیمت و تعداد کالا، مواردی مانند آدرس و شماره تماس فروشگاه، آدرس و شماره تماس مشتری، توضیحات نحوه پرداخت و ... درون آن ثبت می شود. صدور فاکتور به معامله سندیت می بخشد و ارائه آن توسط هر یک از طرفین در دعوای حقوقی معتبر می باشد.
فاکتور رسمی چیست؟
علاوه بر این، نوعی فاکتور نیز وجود دارد که بر اساس فرمت استاندارد ارائه شده توسط سازمان مالیاتی چاپ و صادر می شود که به آن، فاکتور رسمی می گویند. فاکتور رسمی میبایست ساختاری به شرح زیر داشته باشد:
- در بالا سمت چپ فاکتور شماره گذاری ملخی قرمز و برجسته به چشم بخورد.
- در قسمت مشخصات فروشنده و خریدار، هر دو باید دارای کد اقتصادی باشند.
- متن اصلی فاکتور رسمی شامل شرح کالا و خدمات، قیمت آن ها، میزان تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده و ...
- انتهای فاکتور شامل مهر و امضای خریدار به همراه فروشنده
دلیل استفاده از فاکتور رسمی
رسیدگی آسان تر به مالیات و جلوگیری از سوء استفاده و فرار مالیاتی، اصلی ترین دلیل برای صدور فاکتور رسمی شناخته می شود. مودیان مالیاتی باید بر اساس فاکتور رسمی میزان دقیق تبادلات اقتصادی خود را به سازمان دارایی و کارشناسان دریافت مالیات ارائه دهند. سایر دلایلی که سبب می شود کسب و کار ها از فاکتور برای معاملات خود استفاده کنند عبارتند از:
پرداخت به موقع اقساط
اگر تعداد مشتریان زیادی دارید، طبیعتا فاکتورهای بیشتری برای صدور نیاز خواهید داشت. اگر حجم معاملات شما زیاد باشد، معمولا کار به اقساط و تعیین زمان بندی برای آن می کشد. ذکر مشخصات کالا به همراه قیمت نهایی هر قسط و مشخص کردن میزان پیش پرداخت در فاکتور بسیار مهم است چراکه برای مشتریان الزام به پرداخت سر موعد ایجاد می کند.
کاهش سوالات به هنگام پرداخت
هر میزان که فاکتور صادر شده شما کامل تر باشد و مشخصاتی مانند نام کالا به همراه رنگ، نحوه کاربری، مشخصات فروشنده به صورت کامل، لوگو، مهر و ... روی آن بخورد، سوالاتی که ممکن است در ذهن مشتریان ایجاد شود کاهش پیدا می کند. همچنین درج اطلاعات کامل نشان دهنده این است که از فروشگاه معتبری خرید کرده اند و بعد ها نیز به شما اعتماد خواهند کرد.
کاهش مشکلات پیگیری و بایگانی
وجود فاکتور برای رهگیری معاملات طول سال و محاسبه ضرر، سود یا حد سر به سری لازم است. فرض کنید فاکتورهایی دارید که شماره گذاری نشده اند یا بد تر: فاکتور هایی که دارای خط خوردگی زیاد و غلط های واضح باشند. قاعدتا پیگیری و بایگانی صحیح آن بخصوص برای بخش حسابداری بسیار سخت می باشد. به همین دلیل بهتر است به هنگام چاپ فاکتور حتما از شرکت های معتبر چاپی استفاده کنید.
فاکتور غیر رسمی چیست؟
در حقیقت هر نوع فاکتوری که به جز حالت استاندارد سازمان مالیاتی ارائه شود، فاکتور غیر رسمی است. از فاکتور هایی که دست بازاریابان محصولات دیده می شود تا زمانی که برای خرید وسیله ای درخواست فاکتور می کنید، معمولا از فاکتور قبضی و غیر رسمی استفاده می کنند.
انواع فاکتور غیر رسمی
- فاکتور قبضی
- فاکتور کاربن لس
- فاکتور تحریر
- فاکتور گلاسه
- فاکتور تک برگی
تفاوت های اصلی فاکتور رسمی و غیر رسمی در چیست؟
- فرمت، سایز کاغذ و شماره سریال گذاری در فاکتور رسمی مشخص است اما در فاکتور غیر رسمی می توان هر نوع مشخصات، رنگ، سایز کاغذ و ... را به محتوا اضافه کرد.
- فاکتور رسمی معمولا برای مشخص کردن مبادلات تجاری و ارائه آن به سازمان مالیاتی مورد استفاده قرار می گیرد اما فاکتور غیر رسمی اینگونه نیست.
- فاکتور رسمی را معمولا در معاملات تجاری بین شرکت ها استفاده می کنند و برای مشتریانی که به جهت مصارف شخصی درخواست فاکتور کالا را دارند، فاکتور غیر رسمی صادر می شود.
چه کسب و کار هایی به فاکتور رسمی نیاز دارند؟
همانطور که توضیح دادیم تمامی کسب و کار ها و اشخاصی که شماره اقتصادی دارند، ملزم به ارائه فاکتور رسمی مشمول مالیات به مشتریان خود هستند. به طور کلی برخی از کسب و کار هایی که نیاز به این نوع فاکتور دارند عبارتند از:
- شرکت های صادر و وارد کننده محصولات
- کارخانجات تولیدی
- اقامتگاه ها و مراکز گردشگری
- مراکز عرضه مواد غذایی مانند رستوران ها
- طلا و جواهر فروشی
- شرکت های مهندسی و معماری
- مصالح ساختمانی
- مراکز حمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی
- و …
